通過：九十二年第二次所務會議(92.04.24)

一、為促進本館所保存檔案之對外開放及應用，特訂定本須知。（檔案法第一條、第十七條、檔案法施行細則第二十一條） 
二、申請閱覽或抄錄或複製本館所保存檔案，應填具申請書，由申請人簽名或蓋章後送交本館審核。其委任代理人提出申請者，應併提出委任書。 
前項申請書應記載下列事項： 
(一) 申請人姓名、出生年月日、住居所、身分證明文件字號、聯絡電話或電子郵件信箱。申請者如係法人或其他設有代表人或管理人之機關或團體，其名稱、機關或事務所地址、代表人或管理人之姓名、出生年月日、住居所、聯絡電話或電子郵件信箱。 
(二) 委任代理人提出申請者，代理人之姓名、出生年月日、住居所、身分證明文件字號、聯絡電話或電子郵件信箱。 
(三) 申請目的。 
(四) 檔案名稱或內容要旨。 
(五) 檔號。 
(六) 申請日期。 
第一項之申請得以書面通訊方式為之；其經電子簽章憑證機構認證後，亦得以電子傳遞方式為之。 
對於檔案之應用，本館以提供複製件為原則，如有閱覽檔案原件之必要者，申請人並應於申請書敘明其理由。（檔案法第十七條、檔案法施行細則第十七條、第十八條、第十九條）
三、本館對於前點申請案件，認其不合申請程式者，得定七日內之期間通知申請人補正，逾期未補正者，得拒絕其申請。（檔案法施行細則第十九條） 
四、第二點之申請，有下列情形之一者，本館得拒絕之： 
(一) 檔案涉及國家機密者。 
(二) 檔案涉及工商秘密者。 
(三) 檔案涉及學識技能檢定及資格審查資料者。 
(四) 檔案涉及個人人事、財產、醫療、私人感情生活、家庭關係、犯罪紀錄或其他隱私，而不得或不宜公開者；或私人檔案發生日期未滿六十年，不得公開者。 
(五) 依法令或契約，本館對檔案內容有保密之義務者。 
(六) 檔案之應用有損害公共利益或第三人權益之虞者。（檔案法第十八條） 
五、本館對於第二點申請案件之核准或拒絕，於受理之日起三十日內決定並將決定結果以書面通知申請人。但第三點之情形，本館決定期間自申請人補正之日起算。 
前項通知，得以電子傳遞方式為之。（檔案法第十九條、第二十一條、檔案法施行細則第二十條） 
六、申請人對於本館所保存檔案之閱覽、抄錄、複製、出版及應用，應依檔案法、著作權法及其他法令行之，並須遵守本所及本館所訂規範，又不得添註、圈點、塗改、拆解、更換、抽取、毀損檔案原件或將其攜出本館。 
檔案之閱覽、抄錄、複製及應用之法律責任，由申請人自行承擔。（檔案法第一條、第二十條、第二十三條至第二十六條、檔案法施行細則第二十二條） 
七、本須知經所務會議通過後公告實施，修正時亦同。